NAMA : LATIFAH ROSTIANA
NIM : A01001399
TINGKAT
2C
RESUME
KOMUNIKASI ORGANISASI
A. PENGERTIAN
Komunikasi organisasi adalah Arus pesan yang terjadi
dalam suatu jaringanyang sifat hubungannya saling bergantungsatu sama
lain (the flow of messages within anetwork of interdependen relationship).
Komunikasi organisasi
adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok
formal maupun informal dari suatu organisasi (Wiryanto, 2005).
Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu
sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa
cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan
yang harus dilakukan dalam organisasi. Misalnya: memo, kebijakan,
pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat resmi. Adapun komunikasi
informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya
bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya secara individual.
Komunikasi Organisasi dapat didefinisikan sebagai
pertunjukkan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian
suatu organisasi tertentu.
Suatu organisasi terdiri dari dari
unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarkis antara yang satu dengan
lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan
B. GAYA KOMUNIKASI ORGANISASI
Enam
gaya komunikasi menurut Steward L.Tubbs dan Sylvia Moss
1. Gaya komunikasi mengendalikan
Gaya komunikasi mengendalikan
(dalam bahasa Inggris: The Controlling Style) ditandai dengan
adanya satu kehendak atau maksud untuk membatasi, memaksa dan mengatur
perilaku, pikiran dan tanggapan orang lain. Orang-orang yang menggunakan
gaya komunikasi ini dikenal dengan nama komunikator satu arah atau
one-way communications.
Pihak - pihak yang memakai
controlling style of communication ini, lebih memusatkan perhatian
kepada pengiriman pesan dibanding upaya mereka untuk berharap pesan.
Mereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan perhatian untuk berbagi
pesan. Mereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan perhatian pada umpan
balik, kecuali jika umpan balik atau feedback tersebut digunakan untuk
kepentingan pribadi mereka. Para komunikator satu arah tersebut tidak
khawatir dengan pandangan negatif orang lain, tetapi justru berusaha
menggunakan kewenangan dan kekuasaan untuk memaksa orang lain mematuhi
pandangan-pandangannya.
Pesan-pesan yag berasal dari
komunikator satu arah ini, tidak berusaha ‘menjual’ gagasan agar
dibicarakan bersama namun lebih pada usaha menjelaskan kepada orang lain
apa yang dilakukannya. The controlling style of communication ini
sering dipakai untuk mempersuasi orang lain supaya bekerja dan bertindak
secara efektif, dan pada umumnya dalam bentuk kritik. Namun demkian,
gaya komunikasi yang bersifat mengendalikan ini, tidak jarang bernada
negatif sehingga menyebabkan orang lain memberi respons atau tanggapan
yang negatif pula.
2. Gaya komunikasi dua arah
Dalam gaya
komunikasi ini, tindak komunikasi dilakukan secara terbuka. Artinya,
setiap anggota organnisasi The Equalitarian Style dapat mengungkapkan
gagasan ataupun pendapat dalam suasana yang rileks, santai dan informal.
Dalam suasana yang demikian, memungkinkan setiap anggota organisasi
mencapai kesepakatan dan pengertian bersama. Aspek penting gaya
komunikasi ini ialah adanya landasan kesamaan. The equalitarian style of
communication ini ditandai dengan berlakunya arus penyebaran
pesan-pesan verbal secara lisan maupun tertulis yang bersifat dua arah (two-way
communication).
Orang-orang
yang menggunakan gaya komunikasi yang bermakna kesamaan ini, adalah
orang-orang yang memiliki sikap kepedulian yang tinggi serta kemampuan
membina hubungan yang baik dengan orang lain baik dalam konteks pribadi
maupun dalam lingkup hubungan kerja. The equalitarian style ini akan
memudahkan tindak komunikasi dalam organisasi, sebab gaya ini efektif
dalam memelihara empati dan kerja sama, khususnya dalam situasi untuk
mengambil keputusan terhadap suatu permasalahan yang kompleks. Gaya
komunikasi ini pula yang menjamin berlangsungnya tindak berbagi
informasi di antara para anggota dalam suatu organisasi.
3. The Structuring Style
Gaya komunikasi yang berstruktur
ini, memanfaatkan pesan-pesan verbal secara tertulis maupun lisan guna
memantapkan perintah yang harus dilaksanakan, penjadwalan tugas dan
pekerjaan serta struktur organisasi. Pengirim pesan (sender) lebih
memberi perhatian kepada keinginan untuk memengaruhi orang lain dengan
jalan berbagi informasi tentang tujuan organisasi, jadwal kerja, aturan
dan prosedur yang berlaku dalam organisasi tersebut.
Stogdill dan Coons dari The Bureau
of Business Research of Ohio State University, menemukan dimensi
dari kepemimpinan yang efektif, yang mereka beri nama Struktur Inisiasi
atau Initiating Structure. Stogdill dan Coons menjelaskan mereka bahwa
pemrakarsa (initiator) struktur yang efisien adalah orang-orang yang
mampu merencanakan pesan-pesan verbal guna lebih memantapkan tujuan
organisasi, kerangka penugasan dan memberikan jawaban atas
pertanyaan-pertanyaan yang muncul.
4. The Dynamic style
Gaya komunikasi yang dinamis ini
memiliki kecenderungan agresif, karena pengirim pesan atau sender
memahami bahwa lingkungan pekerjaannya berorientasi pada tindakan
(action-oriented). The dynamic style of communication ini sering
dipakai oleh para juru kampanye ataupun supervisor yang membawa para
wiraniaga (salesmen atau saleswomen).
Tujuan utama gaya komunikasi yang
agresif ini adalah mestimulasi atau merangsang pekerja/karyawan untuk
bekerja dengan lebih cepat dan lebih baik. Gaya komunikasi ini cukup
efektif digunakan dalam mengatasi persoalan-persoalan yang bersifat
kritis, namun dengan persyaratan bahwa karyawan atau bawahan mempunyai
kemampuan yang cukup untuk mengatasi masalah yang kritis tersebut.
5. The Relinguishing Style
Gaya komunikasi ini lebih
mencerminkan kesediaan untuk menerima saran, pendapat ataupun gagasan
orang lain, daripada keinginan untuk memberi perintah, meskipun pengirim
pesan (sender) mempunyai hak untuk memberi perintah dan mengontrol
orang lain.
Pesan-pesan
dalam gaya komunikasi ini akan efektif ketika pengirim pesan atau
sender sedang bekerja sama dengan orang-orang yang berpengetahuan luas,
berpengalaman, teliti serta bersedia untuk bertanggung jawab atas semua
tugas atau pekerjaan yang dibebankannya.
6. The Withdrawal Style
Akibat yang muncul jika gaya ini
digunakan adalah melemahnya tindak komunikasi, artinya tidak ada
keinginan dari orang-orang yang memakai gaya ini untuk berkomunikasi
dengan orang lain, karena ada beberapa persoalan ataupun kesulitan
antarpribadi yang dihadapi oleh orang-orang tersebut.
Dalam deskripsi yang kongkrit
adalah ketika seseorang mengatakan: “Saya tidak ingin dilibatkan dalam
persoalan ini”. Pernyataan ini bermakna bahwa ia mencoba melepaskan diri
dari tanggung jawab, tetapi juga mengindikasikan suatu keinginan untuk
menghindari berkomunikasi dengan orang lain. Oleh karena itu, gaya ini
tidak layak dipakai dalam konteks komunikasi organisasi. Berikut ini
adalah tabel mengenai gaya komunikasi.
C. UNIT
KOMUNIKASI ORGANISASI
Unit mendasar komunikasi organisasi adalah seseorang dalam
suatu jabatan. Orang bisa disosialisasikan oleh jabatan, menciptakan
suatu lingkaran yang lebih sesuai dengan keadaan jabatan, pada saat yang
sama jabatan tsb dipersonalisasikan, menghasilkan suatu figur atau
gambar yang sesuai dengan keadaan orang tsb.
D. PROSES KOMUNIKASI ORGANISASI
1. Komunikasi Internal
a. Komunikasi vertical
Komunikasi dari pimpinan ke staff, dan dari staf ke pimpinan dengan cara timbal
balik [two way traffic communication].
1) " Downward Communication !
komunikasi atas ke bawah. Contoh pimpinan memberikan instruksi, petunjuk,
informasi, penjelasan, perintah, pengumuman, rapat, majalah intern
2) " Upward communication ! dari
bawah ke atas. Contoh staf memberikan laporan, saran-saran, pengaduan, kritikan,
kotak saran, dsb kepada pimpinan
b. Komunikasi horizontal
omunikasi mendatar, antara anggota staf dengan anggota staf. Berlangsung
tidak formal, lain dengan komunikasi vertikal yang formal. Komunikasi terjadi tidak
dalam suasana kerja ! Employee relation dan sering timbul rumours, grapevine,
gossip
c. Komunikasi diagonal
Komunikasi antara pimpinan seksi/bagian dengan pegawai
seksi/bagian lain.
2. Komunikasi Eksternal
a. Komunikasi dari organisasi kepada
khalayak
b. Komunikasi dari khalayak kepada
organisasi
c. Komunikasi Kolaboratif
dalam Organisasi Bisnis
E. FACTOR-FAKTOR
YANG MEMPENGARUHI EFEKTIFITAS KOMUNIKASI ORGANISASI
1. Saluran komunikasi formal (SKF)
SKF mempengaruhi efektifitas
komunikasi dg 2 cara :
Liputan sal. Formal makin melebar sesuai dg tumbang
organisasi
Contoh : Komunikasi efektif sulit
dicapai dlm organisasi yg besar dan cabang2nya menyebar
SKF dapat menghambat aliran
informasi antar tingkat organisasi
Contoh : Penyampaian informasi dari tingkat bawah
dapat disampaikan pada petugas diatasnya, tdk selalu langsung pada
manager/direktur
2. Struktur wewenang organisasi
Perbedaan kekuasaan dan kedudukan
(status) dlm organisasi akan menentukan pihak2 yang berkomunikasi dg
seseorang serta isi & ketepatan komunikasi
3. Spesialisasi jabatan
Para anggota suatu kelompok kerja
yang sama akan cenderung berkomunikasi dg istilah, tujuan, waktu dan
gaya yang sama
Komunikasi
antar kelompok yang berbeda cenderung terhambat
4. Pemilikan informasi
Individu yang mempunyai informasi
khusus dan pengetahuan ttg pekerjaan mereka, contoh : Kepala bidang
perawatan, kepala tata usaha
F. Aspek Komunikasi Dalam Organisasi
1. Aktivitas itu sendiri
a. Siapa saja yang perlu di ikutkan?
b. Setiap berapa periode dilaksanakan?
c. Apa saja yang perlu dipersiapkan
untuk pelaksanaanmeeting?
d. Kondisi apa yang menentukan
diadakannya meeting?
2. Perilaku peserta komunikasi
a. Kata-kata yang digunakan para
peserta?
b. Siapa yang paling banyak bertanya?
c. Bagaimana mereka menggunakan
isyarat non verbal?
3. Sistem aktivitas keseluruhan
a. Metode komunikasi apa yang
digunakan pada kondisi apa?
b. Metode komunikasi apa yang paling
sering digunakan?
c. Siapa
saja yang terlibat?
DAFTAR PUSTAKA